Офис-менеджер

Официальный дистрибьютор российских и международных производителей какао продуктов, один из лидеров рынка по продаже ингредиентов для кондитерской, хлебопекарной индустрии, производителей мороженого и предприятий НoReCa.

Обязанности:

• Прием и распределение входящих звонков согласно функционалу сотрудников Компании.
• Обеспечение доступа на территорию и офисное помещение Компании, организация встреч посетителей и гостей.
• Поддержание порядка в офисе, контроль состояния офисного оборудования, коммуникаций, организация проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания, взаимодействие и контроль клининг-менеджера.
• Обеспечение офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы.
• Мониторинг курса валют, отслеживание динамики и ведение истории изменений.
• Обеспечение документооборота Компании: входящей и исходящей корреспонденции, курьерскими службами, электронной почты. Регистрация, учёт, хранение, оперативное получение и архивирование документов.
• Взаимодействие с менеджерами по продажам в части подготовки типового договора и обмена другой документацией по его сопровождению, внесение в 1С новых контрагентов, контроль оформления еженедельных и ежемесячных отчетов по продажам менеджерами и отправка Руководителю Компании.
• Подготовка уведомлений на склад об отгрузке и перемещении.
• Ведение подготовки информационного и раздаточного материала (информационные этикетки, наклейки, стикеры и пр.) по заявкам на электронную корпоративную почту от сотрудников Компании.
• Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
• Ведение учета продаж продуктов животного происхождения через специализированную систему МЕРКУРИЙ - отслеживание движения товаров, подлежащих маркировке.
• Ведение электронного склада в системе Честный Знак, списание товаров в системе.
• Контроль оплаты мобильной связи, интернета, вывоза мусора. Согласование оплаты счетов с руководством Компании и передача на оплату в бухгалтерию.
• Участие в формировании поздравлений для Покупателей и сотрудников Компании (формирование фонда подарков).
• Выполнение прямых поручений Руководителя.

Требования:

• Опыт работы от 1 года
• Знание офисных программ, знание стандартов делового этикета и делового письма, коммуникативные навыки
• Активность, многозадачность, готовность к обучению, ответственность
• Высшее образование приветствуется

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ
• График работы: 5/2 с 8.30 до 17.30
• Место работы: г. Новосибирск, ул. Кубовая, 40 (Заельцовский район)
• Обучение
• Дружный коллектив профессионалов своего дела